Vad gör en eventkoordinator?
Vad gör en eventkoordinator?
En eventkoordinator planerar, organiserar och håller ihop event – från de första idéerna till genomförandet och uppföljningen efteråt. Det kan handla om allt från företagsevent, konferenser och mässor till lanseringar, festivaler och andra typer av arrangemang.
Exakt vad en eventkoordinator gör varierar beroende på arbetsplats och uppdrag. I vissa roller följer du hela projektet från första kundmötet till att den sista leverantören lämnar lokalen. I andra arbetar du främst med exempelvis planering, logistik, deltagarhantering eller genomförandet på plats.
Gemensamt är att många delar behöver fungera tillsammans. Budgeten ska hålla, leverantörer ska veta när och var de ska vara på plats, gäster behöver få rätt information och någon behöver ha överblick när planerna förändras.
Här går vi igenom vad arbetet faktiskt innebär, vilka arbetsuppgifter som är vanliga och hur en arbetsdag som eventkoordinator kan se ut.
Vad har en eventkoordinator för arbetsuppgifter?
Arbetet börjar ofta långt innan gästerna kommer. Eventkoordinatorn kan vara med redan när kunden presenterar sin första idé och sedan hjälpa till att omvandla den till ett event som faktiskt går att genomföra.
Vanliga arbetsuppgifter för en eventkoordinator kan vara att:
ta emot och tolka en brief från kunden
planera eventets upplägg, mål och tidsplan
arbeta med budget och kostnadsuppföljning
hitta, kontakta och samordna leverantörer
koordinera lokal, mat och dryck, teknik och underhållning
planera logistik för gäster, personal och leveranser
skapa körscheman, checklistor och arbetsdokument
kommunicera med kunden under projektets gång
samordna arbetet på plats under eventdagen
hantera ändringar och problem som uppstår
följa upp eventet efteråt
Rollen är därför både kreativ och strukturerad. En idé kan vara fantastisk, men någon behöver också kontrollera att den ryms inom budgeten, att lokalen fungerar, att leverantörerna kan leverera och att allt går att genomföra inom den tid som finns.
En stor del av arbetet handlar med andra ord om projektledning inom event.
Före eventet – planering och förberedelser
En stor del av eventkoordinatorns arbete sker innan själva eventdagen. När gästerna väl kommer ska mängder av små och stora beslut helst redan vara fattade.
Arbetet kan börja med en brief eller ett möte där kunden berättar varför eventet ska genomföras, vilka som ska delta, vilken känsla man vill skapa och vilken budget som finns.
Därifrån behöver önskemålen bli en konkret plan.
Det kan innebära att undersöka lokaler, ta in offerter, kontakta leverantörer, planera mat och dryck, koordinera teknik, skapa tidsplaner och hålla koll på deadlines.
Eventkoordinatorn behöver också se helheten. Om exempelvis lokalen bara är tillgänglig från klockan 14, men dekoratören behöver tre timmar för riggning och gästerna kommer klockan 16, finns ett problem som måste lösas innan eventdagen.
Ju närmare eventet man kommer, desto mer detaljerad blir planeringen.
När får leverantörerna tillgång till lokalen? När kommer catering? Vem tar emot teknikleveransen? När görs soundcheck? Vem möter talarna? När öppnas dörrarna? Vad händer om en leverans blir försenad?
En bra eventplan handlar därför inte bara om vad som ska hända. Den behöver också svara på när, var, hur och vem som ansvarar.
Vad gör en eventkoordinator under själva eventet?
När eventdagen kommer förändras rollen. Nu handlar det mindre om att planera vad som ska hända och mer om att se till att planen faktiskt fungerar.
Eventkoordinatorn är ofta en av personerna som har bäst överblick över hela arrangemanget.
Det kan innebära att kontrollera att lokalen är redo, ta emot leverantörer, stämma av med catering och teknik, säkerställa att personalen vet vad de ska göra och kontrollera att programmet följer tidsplanen.
Samtidigt behöver man vara beredd på att saker förändras.
En talare blir sen. Tekniken fungerar inte som planerat. En leverans hamnar vid fel entré. Fler gäster än väntat dyker upp. Regnet börjar precis när en aktivitet utomhus ska starta.
Då är eventkoordinatorns uppgift inte att få panik över att planen inte höll. Uppgiften är att hitta nästa bästa lösning och se till att eventet fortsätter fungera.
Det är en viktig del av yrkesrollen: gästen behöver inte märka allt som händer bakom kulisserna.
Vad gör man efter eventet?
När den sista gästen har gått är arbetet inte alltid färdigt.
Efter ett event kan eventkoordinatorn bland annat behöva följa upp leverantörer, kontrollera kostnader och fakturor, sammanställa feedback och utvärdera resultatet tillsammans med kunden eller teamet.
Vad fungerade bra? Vad hade kunnat göras annorlunda? Höll budgeten? Nådde eventet sitt mål?
Vid återkommande event är den här informationen särskilt värdefull eftersom erfarenheterna från ett arrangemang kan användas för att göra nästa ännu bättre.
Hur ser en arbetsdag ut för en eventkoordinator?
Det finns egentligen ingen typisk arbetsdag som ser likadan ut varje dag.
Under en planeringsperiod kan en dag exempelvis börja med ett möte med kunden, fortsätta med att jämföra offerter från två lokaler och därefter bestå av samtal med catering, fotograf och teknikleverantör.
Senare på dagen kanske budgeten behöver uppdateras och ett körschema skickas till alla inblandade.
En eventdag ser helt annorlunda ut. Då kan arbetet börja tidigt med att kontrollera lokalen och ta emot leveranser, fortsätta med riggning och genomgång med personalen och sedan övergå till att koordinera själva programmet.
Det är också därför yrket passar personer som tycker om variation. Vissa dagar innebär mycket administrativt arbete framför datorn. Andra dagar tillbringas ute på plats bland leverantörer, kunder och gäster.
Vad är skillnaden mellan eventkoordinator, eventplanerare och eventarrangör?
Eventkoordinator, eventplanerare och eventarrangör används ibland för liknande roller, och det finns ingen gräns som ser exakt likadan ut på alla arbetsplatser.
En eventplanerare förknippas ofta med själva planeringsfasen – att ta fram koncept, upplägg, budget, leverantörer och tidsplan.
En eventkoordinator arbetar ofta både med planering och med att koordinera alla delar före och under genomförandet.
Begreppet eventarrangör är bredare och kan användas både om en person, organisation eller verksamhet som arrangerar ett event.
I praktiken överlappar arbetsuppgifterna ofta. En tjänst som ett företag kallar eventkoordinator kan därför likna en tjänst som ett annat företag annonserar som eventplanerare, projektkoordinator eller event project manager.
När du söker jobb inom eventbranschen är det därför klokt att inte bara titta på jobbtiteln. Läs vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar som faktiskt ingår i rollen.
Vilka egenskaper behöver en eventkoordinator?
Du behöver inte vara en viss typ av person för att arbeta med event, men några egenskaper är särskilt användbara.
Du behöver kunna skapa struktur när många saker händer samtidigt. Det kan finnas flera leverantörer, deadlines, dokument och personer att hålla kontakt med under samma projekt.
Kommunikation är också centralt. En eventkoordinator arbetar sällan ensam och behöver kunna kommunicera med kunder, kollegor, leverantörer och andra samarbetspartners.
Problemlösning är minst lika viktigt. Event sker i verkligheten, och verkligheten följer inte alltid körschemat.
Samtidigt finns ofta en kreativ sida i yrket. Du kan behöva hitta lösningar som både fungerar praktiskt och bidrar till den upplevelse kunden vill skapa.
Att vara organiserad, kommunikativ, lösningsorienterad och trygg med att ta ansvar är därför värdefullt i rollen.
Var arbetar en eventkoordinator?
Eventkoordinatorer kan arbeta inom många olika typer av verksamheter.
Det kan exempelvis vara på en eventbyrå, konferensanläggning, hotell, mässa, arena eller inom ett företag som arrangerar egna event.
Även kommuner, organisationer, föreningar och kulturverksamheter arrangerar event och kan behöva personer med kompetens inom eventplanering och projektledning.
En del väljer också att arbeta som frilansare eller driva eget och ta uppdrag direkt från företag och andra kunder.
Arbetsplatsen behöver därför inte vara densamma från vecka till vecka. En del av arbetet kan ske hemifrån eller på kontor medan andra delar sker på hotell, arenor, konferensanläggningar eller direkt på eventplatsen.
Vad tjänar en eventkoordinator?
Lönen varierar beroende på bland annat erfarenhet, ansvar, arbetsgivare och vilken del av eventbranschen du arbetar inom. Även anställningsformen kan påverka, eftersom eventkoordinatorer kan arbeta både som anställda, konsulter och egenföretagare.
Läs mer om lön för eventkoordinatorer och vad som påverkar lönen.
Hur blir man eventkoordinator?
Det finns flera vägar in i eventbranschen. Vill du läsa mer om utbildning, kompetenser och vägen in i yrket har vi samlat allt i vår guide: Hur blir man eventkoordinator?
Kan man utbilda sig till eventkoordinator på distans?
Ja. Det finns utbildningar inom event som kan läsas på distans, vilket kan göra det lättare att kombinera studierna med arbete eller andra åtaganden.
Nordic Event Academy erbjuder en eventkoordinatorutbildning på distans för den som vill bygga en praktisk grund inom yrket.
Är eventkoordinator rätt yrke för dig?
Om du tycker om att planera, skapa struktur, arbeta med människor och se en idé växa till något som faktiskt genomförs kan eventbranschen vara värd att utforska.
Yrket passar särskilt bra för dig som uppskattar variation och inte förväntar dig att varje arbetsdag ska se likadan ut.
Det innebär samtidigt ansvar. Deadlines går inte alltid att flytta när hundra gäster står utanför dörren. Därför behöver en eventkoordinator kunna kombinera kreativitet med struktur och behålla överblicken även när förutsättningarna förändras.
Det är just blandningen av planering, människor, problemlösning och genomförande som gör yrket speciellt.
Vill du arbeta som eventkoordinator?
Vill du bygga praktiska kunskaper inom eventplanering, projektledning och genomförande kan du läsa vår utbildning till Diplomerad Eventkoordinator på distans.