Hur blir man eventkoordinator?

Hur blir man eventkoordinator?

Bakom ett lyckat event ligger ofta betydligt mer planering än vad gästerna ser. Lokal ska bokas, leverantörer samordnas, tider hållas, budgeten följas och någon behöver ha koll på helheten när eventet väl genomförs. Det är här eventkoordinatorn kommer in.

Men hur blir man egentligen eventkoordinator? Behöver man en särskild utbildning, vilka arbetsuppgifter ingår och vad behöver man kunna för att arbeta inom eventbranschen?

Här går vi igenom vad som krävs för att bli eventkoordinator, vilka utbildningsvägar som finns och hur du kan börja bygga erfarenhet inom eventbranschen.

Vad gör en eventkoordinator?

En eventkoordinator planerar och samordnar olika delar av ett event, från budget och tidsplan till leverantörer, logistik och genomförande. Rollen kan finnas inom exempelvis företagsevent, konferenser, mässor, festivaler och privata arrangemang.

Vill du läsa mer om arbetsuppgifterna och hur arbetet ser ut före, under och efter ett event? Läs vår guide om vad eventkoordinator gör.

Hur blir man eventkoordinator?

Det finns ingen enda väg till yrket eventkoordinator. Vissa börjar genom praktisk erfarenhet inom exempelvis hotell, konferens, restaurang, marknadsföring eller eventproduktion, medan andra väljer att utbilda sig inom event och projektledning.

En vanlig väg är att kombinera relevant utbildning med praktisk erfarenhet. Utbildningen kan ge en grund inom exempelvis planering, projektledning, budget, logistik, kundarbete och leverantörssamordning, medan praktik eller egna projekt ger erfarenhet av hur arbetet fungerar i verkligheten.

För den som är ny i branschen kan det därför vara värdefullt att:

• skaffa grundläggande kunskap inom eventplanering och projektledning

• träna på realistiska eventcase

• delta i eller hjälpa till vid event

• bygga en portfolio med projekt och arbetsprover

• söka praktik, juniora roller eller andra jobb där event ingår

• skapa kontakter inom branschen

Det finns både längre utbildningar och mer flexibla alternativ på distans. Vilken väg som passar bäst beror bland annat på tidigare erfarenhet, studietid och vilken typ av event man vill arbeta med.

Kan man arbeta som eventkoordinator utan erfarenhet?

Alla måste börja någonstans.

Det svåra med eventbranschen är att många arbetsgivare gärna ser någon form av praktisk erfarenhet. Samtidigt går det att börja bygga den erfarenheten relativt tidigt.

Det kan exempelvis vara genom att hjälpa till vid mindre event, arbeta med konferenser, engagera sig ideellt, göra praktik eller skapa egna projekt där du kan visa hur du arbetar med planering och genomförande.

En utbildning kan också ge dig möjlighet att arbeta med realistiska case och projekt där du får träna på själva arbetsprocessen innan du tar ansvar för ett riktigt event.

Behöver man utbildning för att bli eventkoordinator?

Det finns inte ett enda obligatoriskt utbildningskrav för alla jobb inom eventbranschen.

Däremot kan relevant utbildning göra det lättare att förstå arbetsprocesserna och visa en arbetsgivare eller kund att du har byggt upp kunskap inom området.

I Sverige finns flera olika utbildningsvägar inom event och projektledning. Det finns bland annat yrkeshögskoleutbildningar där eventkoordination kombineras med projektledning, produktion, marknadsföring, säkerhet och andra delar av eventbranschen.

Det finns också privata yrkesutbildningar och distansutbildningar för den som vill studera mer flexibelt.

För den som redan arbetar, har familj eller helt enkelt inte vill binda upp sig till heltidsstudier på en fysisk studieort kan en eventkoordinatorutbildning på distans därför vara ett alternativ.

Vad behöver man kunna som eventkoordinator?

Att vara bra på att ordna fester räcker inte riktigt.

En stor del av jobbet handlar om att kunna ta en idé och göra den genomförbar i praktiken.

Några av de viktigaste förmågorna är därför:

Struktur och planering
Ett event består ofta av många små delar som påverkar varandra. Ändras tiden för en leverans kan det påverka både lokalen, tekniken och körschemat.

Kommunikation
Du behöver kunna kommunicera tydligt med kunder, leverantörer, kollegor och andra personer som är involverade i projektet.

Problemlösning
Event går sällan exakt enligt plan. En leverantör kan bli sen, tekniken kan strula eller vädret kan förändra förutsättningarna.

Budgetförståelse
Att skapa ett bra event handlar inte bara om idéer. Det behöver också fungera inom den budget som finns.

Förmåga att se både helhet och detaljer
Du behöver förstå målet med eventet samtidigt som du har koll på sådant som tider, kontaktpersoner, leveranser och praktiska detaljer.

Hur ser en vanlig arbetsdag ut?

Arbetsdagen varierar beroende på vilken fas eventet befinner sig i. Under planeringen kan arbetet bestå av möten, budgetarbete, leverantörskontakter, tidsplanering och koordinering med kund och andra involverade.

När eventet närmar sig blir arbetet ofta mer praktiskt. Då handlar det bland annat om att kontrollera att lokal, teknik, leveranser och körschema är på plats. Under själva eventet ansvarar koordinatorn för att planen följs och för att hantera sådant som behöver lösas längs vägen.

Vilka event kan man arbeta med?

Eventbranschen omfattar många olika typer av arrangemang. En eventkoordinator kan exempelvis arbeta med företagsevent, konferenser, mässor, produktlanseringar, festivaler, sport- och kulturarrangemang samt privata event.

Vilka arbetsuppgifter rollen innebär varierar beroende på typ av event, arbetsgivare och projektets omfattning.

Var arbetar en eventkoordinator?

Eventkoordinatorer kan arbeta på många olika typer av arbetsplatser.

Det kan vara eventbyråer, konferensanläggningar, hotell, organisationer, kommuner, företag, arenor, mässor eller verksamheter som arrangerar egna event.

Det går också att arbeta som konsult eller driva egen verksamhet.

Jobbtitlarna varierar dessutom. Liknande roller kan heta exempelvis:

eventkoordinator, eventansvarig, eventplanerare, projektkoordinator, event producer eller projektledare inom event.

Därför är det klokt att söka bredare än bara på ordet “eventkoordinator” när man letar jobb inom branschen.

Hur mycket tjänar en eventkoordinator?

Lönen varierar beroende på erfarenhet, ansvar, arbetsgivare och geografiskt område. Eftersom yrkesrollen kan förekomma under flera olika titlar kan lönestatistiken också skilja sig mellan olika källor.

Vill du läsa mer om genomsnittslön, ingångslön och vilka faktorer som påverkar lönen? Läs vår guide om vad en eventkoordinator tjänar.

Är eventkoordinator ett yrke för dig?

Det kan vara ett bra yrkesval om du tycker om att kombinera människor, kreativitet och struktur.

Du behöver inte vara den mest utåtriktade personen i rummet. Många delar av arbetet handlar snarare om att vara den som har tänkt ett steg längre, ser vad som behöver göras och får olika personer att arbeta mot samma mål.

Du bör däremot vara beredd på att event ibland innebär högt tempo, ändrade planer och arbetstider som inte alltid ligger mellan nio och fem.

För rätt person är det samtidigt just variationen som gör yrket attraktivt.

Utbilda dig till eventkoordinator på distans

Vill du bygga en praktisk grund inom eventplanering, projektledning och genomförande kan en yrkesinriktad utbildning vara en väg in i branschen.

Nordic Event Academy erbjuder en sex månader lång eventkoordinatorutbildning på distans med flexibel studietakt.

Vill du arbeta med både event och bröllop kan du även läsa vår utbildning till Bröllops- & Eventkoordinator.