Hur blir man eventkoordinator?
Hur blir man eventkoordinator?
Bakom ett lyckat event ligger ofta betydligt mer planering än vad gästerna ser. Lokal ska bokas, leverantörer samordnas, tider hållas, budgeten följas och någon behöver ha koll på helheten när eventet väl genomförs. Det är här eventkoordinatorn kommer in.
Men hur blir man egentligen eventkoordinator? Behöver man en särskild utbildning, vilka arbetsuppgifter ingår och vad behöver man kunna för att arbeta inom eventbranschen?
Här går vi igenom yrket och olika vägar in i branschen.
Vad gör en eventkoordinator?
En eventkoordinator arbetar med att planera, organisera och genomföra event. Rollen kan se väldigt olika ut beroende på arbetsplats och vilken typ av evenemang man arbetar med.
Det kan till exempel handla om företagsevent, konferenser, lanseringar, middagar, mässor, privata arrangemang, festivaler eller andra typer av evenemang.
I praktiken innebär arbetet ofta att hålla ihop många delar samtidigt. Det kan vara allt från budget och tidsplan till kontakt med kund, lokal, leverantörer och deltagare.
En eventkoordinator kan bland annat arbeta med:
planering och projektledning
budget och kostnadsuppföljning
kontakt med kunder och beställare
bokning och samordning av leverantörer
lokal och logistik
körscheman och tidsplaner
gäst- och deltagarhantering
teknik, mat och andra praktiska delar
problemlösning under själva eventet
uppföljning efter genomförandet
Det är därför ett yrke där kreativitet är viktigt, men där struktur och problemlösning ofta är minst lika avgörande. Officiella och branschnära beskrivningar av rollen lyfter just projektledning, produktion, logistik, kommunikation och genomförande som centrala delar.
Hur blir man eventkoordinator?
Det finns ingen enda väg som alla eventkoordinatorer måste följa.
Vissa börjar genom att arbeta praktiskt inom exempelvis hotell, konferens, restaurang, marknadsföring eller eventproduktion. Andra väljer att utbilda sig inom event, projektledning eller event management för att få en tydligare grund innan de söker sina första uppdrag eller jobb.
En utbildning kan vara särskilt värdefull om du vill förstå hela processen bakom ett event, inte bara själva genomförandet.
Det kan exempelvis handla om att lära sig hur man bygger upp ett projekt från brief och idé till budget, planering, logistik, leverantörshantering och genomförande.
Behöver man utbildning för att bli eventkoordinator?
Det finns inte ett enda obligatoriskt utbildningskrav för alla jobb inom eventbranschen.
Däremot kan relevant utbildning göra det lättare att förstå arbetsprocesserna och visa en arbetsgivare eller kund att du har byggt upp kunskap inom området.
I Sverige finns flera olika utbildningsvägar inom event och projektledning. Det finns bland annat yrkeshögskoleutbildningar där eventkoordination kombineras med projektledning, produktion, marknadsföring, säkerhet och andra delar av eventbranschen.
Det finns också privata yrkesutbildningar och distansutbildningar för den som vill studera mer flexibelt.
För den som redan arbetar, har familj eller helt enkelt inte vill binda upp sig till heltidsstudier på en fysisk studieort kan en eventkoordinatorutbildning på distans därför vara ett alternativ.
Vad behöver man kunna som eventkoordinator?
Att vara bra på att ordna fester räcker inte riktigt.
En stor del av jobbet handlar om att kunna ta en idé och göra den genomförbar i praktiken.
Några av de viktigaste förmågorna är därför:
Struktur och planering
Ett event består ofta av många små delar som påverkar varandra. Ändras tiden för en leverans kan det påverka både lokalen, tekniken och körschemat.
Kommunikation
Du behöver kunna kommunicera tydligt med kunder, leverantörer, kollegor och andra personer som är involverade i projektet.
Problemlösning
Event går sällan exakt enligt plan. En leverantör kan bli sen, tekniken kan strula eller vädret kan förändra förutsättningarna.
Budgetförståelse
Att skapa ett bra event handlar inte bara om idéer. Det behöver också fungera inom den budget som finns.
Förmåga att se både helhet och detaljer
Du behöver förstå målet med eventet samtidigt som du har koll på sådant som tider, kontaktpersoner, leveranser och praktiska detaljer.
Hur ser en vanlig arbetsdag ut?
Det finns egentligen ingen helt vanlig arbetsdag för en eventkoordinator.
Under planeringsperioden kan mycket av arbetet ske framför datorn eller i möten. Då arbetar man exempelvis med budget, offerter, leverantörskontakt, tidsplaner och kunddialog.
När eventdagen närmar sig blir arbetet ofta mer praktiskt.
Då kan dagen handla om att kontrollera lokalen, ta emot leverantörer, säkerställa att teknik och material finns på plats och gå igenom körschemat med alla inblandade.
Under själva eventet är uppgiften framför allt att se till att planeringen fungerar i verkligheten och lösa problem utan att gästerna märker särskilt mycket av dem.
Vilka event kan man arbeta med?
Eventbranschen är bred.
Som eventkoordinator kan du exempelvis arbeta med:
företagsevent, konferenser, mässor, produktlanseringar, middagar, festivaler, sportevenemang, kulturarrangemang, privata tillställningar och andra typer av upplevelser och möten.
Det betyder också att rollen kan vara väldigt olika från arbetsplats till arbetsplats. YH-beskrivningar av området nämner exempelvis konferenser, mässor, sport, musik, kultur och andra upplevelsebaserade arrangemang.
Var arbetar en eventkoordinator?
Eventkoordinatorer kan arbeta på många olika typer av arbetsplatser.
Det kan vara eventbyråer, konferensanläggningar, hotell, organisationer, kommuner, företag, arenor, mässor eller verksamheter som arrangerar egna event.
Det går också att arbeta som konsult eller driva egen verksamhet.
Jobbtitlarna varierar dessutom. Liknande roller kan heta exempelvis:
eventkoordinator, eventansvarig, eventplanerare, projektkoordinator, event producer eller projektledare inom event.
Därför är det klokt att söka bredare än bara på ordet “eventkoordinator” när man letar jobb inom branschen.
Kan man arbeta som eventkoordinator utan erfarenhet?
Alla måste börja någonstans.
Det svåra med eventbranschen är att många arbetsgivare gärna ser någon form av praktisk erfarenhet. Samtidigt går det att börja bygga den erfarenheten relativt tidigt.
Det kan exempelvis vara genom att hjälpa till vid mindre event, arbeta med konferenser, engagera sig ideellt, göra praktik eller skapa egna projekt där du kan visa hur du arbetar med planering och genomförande.
En utbildning kan också ge dig möjlighet att arbeta med realistiska case och projekt där du får träna på själva arbetsprocessen innan du tar ansvar för ett riktigt event.
Hur mycket tjänar en eventkoordinator?
Lönen varierar beroende på erfarenhet, arbetsgivare, geografiskt område och hur stort ansvar rollen innebär.
Det är också svårt att ange en helt exakt “eventkoordinatorlön”, eftersom yrkesrollen ofta ingår i bredare yrkeskategorier och kan ha många olika titlar.
Aktuell lönestatistik som samlar eventansvariga/eventkoordinatorer inom en bredare yrkeskategori visar ett genomsnitt omkring 40 000 kronor per månad, men den siffran bör ses som en generell indikation snarare än en garanterad lön för en ny eventkoordinator.
För den som är ny i branschen är det därför bättre att titta på konkreta jobbannonser och jämföra roller med liknande ansvar än att utgå från en enda genomsnittssiffra.
Är eventkoordinator ett yrke för dig?
Det kan vara ett bra yrkesval om du tycker om att kombinera människor, kreativitet och struktur.
Du behöver inte vara den mest utåtriktade personen i rummet. Många delar av arbetet handlar snarare om att vara den som har tänkt ett steg längre, ser vad som behöver göras och får olika personer att arbeta mot samma mål.
Du bör däremot vara beredd på att event ibland innebär högt tempo, ändrade planer och arbetstider som inte alltid ligger mellan nio och fem.
För rätt person är det samtidigt just variationen som gör yrket attraktivt.
Utbilda dig till eventkoordinator på distans
Om du vill bygga en grund inom eventplanering och projektledning finns flera olika utbildningsvägar.
Nordic Event Academys Eventkoordinator är en yrkesinriktad distansutbildning på sex månader med flexibel studietakt.
Utbildningen omfattar bland annat planering, projektledning, logistik, leverantörshantering, kundkommunikation och genomförande av event. På den nuvarande utbildningssidan anges också möjlighet att studera snabbare om man vill ha ett mer intensivt upplägg.
Läs mer om utbildningen här
Vill du arbeta med både event och bröllop? Se även vår utbildning till Bröllops- & Eventkoordinator.